网友提问：

有哪些简单的PPT、Word和Excel小技巧，可以在工作中省力？

优质回答：

此答案包含所有PPT、Word、Excel超实用省时小技巧以及动图操作。文章略长，小伙伴们可以选择自己想要的部分查看，目录如下：

【PPT篇】

1. 快捷键

2. 快速对齐

俗话说“一齐遮百丑”，在做PPT的时候，很多小伙伴不是靠肉眼就是靠智能参考线，很多时候都是非常不靠谱的，耗时又耗力。

其实很多小伙伴不知道的是，PPT中其实与PS、AI一样，自带对齐工具

操作步骤：全选-开始-排列-选择你想要的对齐方式

3. 替换功能

PPT50几页做完后。发现公司名称既然打错了，不该啊！！逐个错字去修改效率太低了。这时候我们就可以用到替换功能，快捷键：Ctrl+F

操作步骤：开始-替换

什么？？？字体也要换？好吧，爸爸就是爸爸，换！

操作步骤：开始-替换-替换字体

4. 快速访问工具栏

这是一个可以极大提高我们办公效率的功能。

当我们使用一些工具功能时，往往需要点击好几次才能找到这个功能键。这时，我们可以将这个功能键添加到快速访问工具栏，提高制作的效率。

操作步骤：右键选择你想添加的工具-添加到快速访问工具栏

5. 删除背景

很多时候我们在制作PPT时需要下载很多的配图和素材，但是我们遇到的大多数素材都会有白底，直接放在PPT中是非常不好看以及业余的。

但是这种时候大多数人的反应就是用ps抠图，但是技术难度大，第一步ps的下载安装就难倒了很多人。

然而很多小伙伴不知道的是，PPT中也有类似抠图的功能——删除背景，操作也非常的简单易学，一分钟即可完成

操作步骤

第一步：双击图片-点击删除背景

此时PPT会自动识别需要删除的背景并标记为紫色

第二步：可根据情况选择标记要保留的区域/标记要删除的区域

第三步：保留更改

温馨提示：PPT毕竟不是专业的图像处理工具，过于复杂的背景还是需要PS来搞定。

6. PPT图片演示文稿

马上就要上台演讲了，可放映的电脑版本低，没有字体怎么办？

要发给别人看自己的PPT，自己的心血不想被别人修改，又该怎么办？

PPT图片演示文稿，30秒让你的PPT不能被修改

操作步骤

文件-另存为-PPT图片演示文稿

保存后打开就会发现，所有的PPT里的内容全都变成了一张张的图片，可以放映，但不可修改，也就不会出现字体缺失等等问题啦~

7. 一键禁用动画

很多时候我们在网络上下载了模板，用来演讲，用来汇报，里面会有非常多的动画

有的动画看起来是很炫酷，但是经常演讲的小伙伴们都知道，有时候过多的动画会给我们带来非常尴尬的处境，还会遇到很多放映问题

很多小伙伴都知道利用插件可以删除所有的动画，但是大家不知道的是，其实PPT中本来就自带这一功能-一键禁用动画

操作步骤

幻灯片放映 > 设置幻灯片放映 >【放映时不加动画】

是不是很简单呢~

8. 快速让视图放大

如果你有强迫症的话一定会用到的功能，通过按住Ctrl并滚动鼠标滚轮，可以快速缩放视图的大小，从而调整细节。

9. 格式刷

在一页PPT中，我们经常会用到相同的元素、字体等等。利用格式刷可以让我们一键刷出相同的格式，大大的提高了我们的效率。

操作步骤：点击做好的形状/图片-点击格式刷-点击想更改的形状/图片

小贴士：双击格式刷可以重复更改格式哦~

10.动画刷

与格式刷相同，但是动画刷是用来复制动画格式

操作步骤：点击做好动画的形状/图片-动画-动画刷-点击想要更改的形状/图片

11.演示者视图

助力演讲的非常好用的功能，可以同时显示幻灯片当前页，下一页，以及自己的备注

快捷键：Alt+F5

操作步骤：放映-…-显示演示者视图

12. 取色器

PPT做的不美观，很大一部分的原因是配色出了问题，想和专业的设计师一样做出出色的配色需要很长的路要走，但是有了取色器这一神器！专业的配色分分钟“取”过来。

操作步骤：选中自己需要填充的部分-填充-取色器-吸取想要的颜色

13. SmartArt

PPT中的SmartArt可谓一“神器”，它能快速的帮你理清内页逻辑，制作内页。下面我们就一步步操作，来看看SmartArt的神奇之处吧。

操作步骤：插入-SmartArt-选择列表-输入内容

值得一提的是，在选择SmartArt内页模板时，左侧呈现了几乎所有的内容逻辑关系类型：列表式、流程式、循环式、层次结构式、关系式、矩阵式、棱锥图式、图片式。轻松搞定逻辑关系

14. PDF转化PPT、Excel、Word

经常有小伙伴问我：我想把手上的PDF文件转化成PPT，该怎么办呢？

没关系，用Smallpdf.com就行了。

有了这个网站，不仅PDF转PPT没问题，PDF转JPG、PDF转Excel、PDF转Word等等都没问题。

操作步骤：进入网站smallpdf.com-选择想要转化的格式-上传PDF-解析下载

【Excel篇】

既然是小技巧了，那就短小精悍、简单粗暴、好用顺手、能够立竿见影、药到病除……

我说不下去了，总而言之，言而总之，本篇的内容主要是Excel的常用功能模块进行介绍和讲解，并不涉及函数之类的，但是对于普通职场人士和学生是够用了。

开始进入正题了

1.冻结窗格

对于表格中你不想让它动的标题行或列，你可以用巴啦啦能量，哦不，用冻结窗格，一下子就可以定住了

2.快速填充

快速填充，这个就很好用了，有多好用呢，你们自己看图就知道了

?提取身份证中的出生日期，你还在用函数嘛，换一种方式让你眼前一亮

?单元格合并，比=A2&B2好用多了，至少这是一个整体啊

?提取分销课程中的课程名称和金额，快速填充一秒就搞定，不用傻傻的去手动输入

?字符串对调，把地区名称和区号的位置对调过来，比以前一个一个拆开来再重组快多了吧

快捷键【Ctrl+E】

偷偷的告诉你们哦，快速填充只有Excel2013及以上版本才有，所以还在用2010和以下版本的就不要再问为什么没有了，我可不想被当成大屁眼子

3.分列

顾名思义，就是将一列数据切割成多列，快速便捷

有人会说了，快速填充不是更好用么，为什么还要用搞分列呢？一是分列可以对列数据格式进行设置，分列好的数据就是我们要的格式了；二是呢，如果放在一列的数据太多的话，分列是比快速填充好用的，只是这里用来做案例就放两列；三呢，没有三了，就是要注意符号是中文还是英文，刚才分隔符号不直接勾选逗号的原因是哪个逗号是中文的，所以选其他符号

4.跨列居中

没听过这种居中方式吧，当我们标题合并单元了，然后又想对行或列进行移动等其他操作的时候，然后就会弹出下面这个对话框

难不难瘦，哦不好意思，是难不难受，是不是每次都要取消单元格合并，调整好了再合并回去，所以这个时候用跨列居中就非常好用了

5.选择性粘贴

谁还不会个选择粘贴啊，你看错了，这叫选择性粘贴，这是一个JJ bomb的功能，你会发现选择粘贴居然也有这么多的姿势可以用。

?将表格行列转置对调

?将公式转换为数值

?文本转换为数值，就不用再为文本内容无法运算生气了

?将基础工资整体增加500，不用一个一个去加了，惊不惊喜

6.数据验证

当一份表格分发下去让员工填写个人信息，收取上来的会发现各种格式各种填写，整理的想死的心都有了，看你骨骼精奇，Excel里有一招数据验证，传授与你，只要一根棒棒糖就可以了

?限制填写的内容，只能做选择题

?限制内容输入的长度

【Word篇】

1. 常用的快捷操作

标尺：快速调整各种缩进

在【视图】选项卡里面，勾选【标尺】的复选框。

此时文档编辑区域顶端会出现一条标尺，标尺上面的游标分别控制首行缩进，左缩进可悬挂缩进。

文档需要缩进多少，直接滑动游标就可以啦~~

导航窗格：文档快速定位

点击【视图】，勾选【导航窗格】

此时，Word左侧会出现一条【导航】窗格，点击第一条【标题】可以看到文档的结构，点击标题，可以对文档结构进行快速游览。

同时，直接拖动导航窗格里面的标题，移动位置，文档里面的内容也会进行相应的调整。

导航窗格虽然好用，但是对文本的设置有要求，人家也不是随便就能出现的~~

选中标题文本，打开【段落】对话框，把【大纲级别】里面的【正文文本】改成【1级】。

或者是直接对标题套用标题样式~~

直接对标题套用样式的弊端就是：标题样式会改变你原本的文字格式~~

样式：批量更改内容格式

【开始】选项卡里有一栏【样式】，在黄金位置占据黄金席位，很多人却不知道怎么使用，很遗憾~~样式可是批量修改文本格式的不二法宝。

当我们的文本套用了【样式】以后，这里以【标题1】为例。光标置于标题1样式之上，右键，点击【修改】。

此时，打开了【修改样式】工具栏，点击【格式】，可以直接修改文本的【字体】和【段落】设置，设置完成以后，直接点击【确定】就可以了。

此时，凡是应用了【标题1】样式的所有内容，都会瞬间变成你更改的格式~~

这项功能在我们写毕业论文或者其他长文档排版时，在被要求无数次更改格式虐稿时，救人于无形。除此之外：样式也是我们引用自动目录的关键。

无论是图片，文本还是表格，都可以对它们创建样式~~

创建样式的方法

点击【样式】命令启动器，打开【样式窗格】。

文本格式设置完成以后，选中内容，然后点击【新建样式】。

打开样式的对话框，做好样式的命名和【后续段落样式】的选择就可以了。

其他网友回答

不请自来、干货分享、绝不私藏~

我是一名职场老司机，从事管理咨询13年，每天80%的时间都是与客户沟通、做总结汇报，平时工作用的最多的就是PPT、Word、Excel，因此掌握了不少提高效率的实用技巧，分享出来，只为求点赞、转发。

1、PPT中一键替换全部字体

遇到一个PPT的字体很杂很多，甚至还有宋体的时候，我们就需要将字体统一，逐页进行替换，太麻烦，可以通过【替换字体】实现整个PPT中A字体全部替换为B字体。

2、PPT中的字体选择：无衬线字体

在PPT中，比较适合的字体是无衬线字体，如下图所示，衬线字体的文字，激凸和粗细不一，投影时容易出现细的地方看不清楚，无衬线字体比较饱满，投影时文字效果比较清晰敞亮。

PPT中推荐使用无衬线的微软雅黑、黑体、思源黑体。

3、备好后悔药

Word、PPT、默认的撤销次数是20次，可以将后悔次数设置为100，【文件】、【选项】、【高级】、【最多可取消操作数】

4、竖向选择文本

按住Alt键，向下拖动，就可竖向选择一个矩形区域文字，可以对选择的矩形区域文字设置字体颜色、大小、背景等，如下图所示：

5、快速输入带框的对钩和叉

方法：【插入】、【符号】、【其他符号】，字体选Wingings 2 即可。

6、一键提取word、ppt中的图片、视频等文件

方法，文件扩展名修改为ZIP，打开压缩文件，打开【word/ppt】、【media】，所有图片、音频、视频文件都在media目录下。

Offic实用技巧，还有很多，今天就分享这些，关注【思维导图PPT】，每天分享思维导图和Office的实战技巧，为你的逻辑思维和Office效率添砖加瓦。

觉得有用请点赞、转发，交流请在评论区留言~

其他网友回答

工作多年，发现一个小秘密！不瞒您说，再多小技巧也抵不上一个好用的工具管用！（文末免费赠送工具！）

比如，我们经常使用EXCEL等电子表格，会遇到很多难以解决的困扰，比如不用实现多用户，用户权限不能控制，多用户数据自动汇总，制作APP等……

这些困难，相信每个职场人都会遇到。

怎么办？

再多技巧也不能好解决，有人说我会VBA，其实90%的人是不会的，而且即便会VBA也解决不了。技巧只能治标不能治本。解决不了根本性问题。

好，神器出场了！

云表，一个类EXCEL平台，兼容电子表格使用习惯和功能，但是更具备多用户，权限、流程、附件、网盘、计划任务、预警提醒、一键生成APP等强大功能，还可以与其他网站、软件、智能硬件进行无缝对接，实现数据互通

能解决什么困扰？

日常经常涉及到的多用户数据汇总，你只需要把填报数据表格样式和汇总报表样式设计好，给不同的填报人和查看人审核人设立账户，分配权限，就好了，填好提交，系统自动生成最终汇总报表，审核人就能查看了。方便得很。

有人说我想做个管理系统可以吗？

0代码，只需要画表格，配置流程、用户权限、全中文方式设置表间关联就好了，只需要几步，就能把一个进销存，OA、ERP、等各种管理软件开发出来，普通人都能搞定。当然了，现在流行用手机APP，还可以一键生成。

好吧，免费用用吧，永久免费使用的哈，

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其他网友回答

又到我推荐软件的时候了！这次主要推荐一些免费好用的Office辅助软件：辅助PPT：一、免费好用的思维发散/整理软件——Xmind很多人在制作PPT前都要构思章节，如果思维没有那么流畅的话，不妨先做个思维导图整理下需要讲些什么内容，这样PPT制作起来的难度就会被降低很多。目前个人比较喜欢的本地思维导图软件是Xmind（免费），线上一般用百度脑图（免费）。

二、丰富又免费的png图标库——iconfont

PPT里出现一些简洁的图标，但很多图片都是JPG格式，自带背景色（如下图左），不带背景色的png图片（如下图右）：这些图标都要在哪里找呢？直接在阿里打造的矢量图标库iconfont里下载。不仅资源丰富，而且免费下载：下载时可以将图标设置为自己想要的颜色，超级方便！

三、好用免费的手机遥控PPT软件——袋鼠输入

电脑上是PPT，但拿着鼠标点来点去还挺麻烦，又没有遥控笔，下载袋鼠输入就好啦！电脑安装袋鼠输入，手机安装袋鼠输入APP，扫码连接，即可用手机来遥控PPT。袋鼠输入开发商是百度哦，没想到吧~辅助Word：一、好用限免的PDF转换工具——SmallPDFWord转PDF容易，反过来就麻烦了。市面上PDF转换工具基本没有完全免费的（除非盗版，请大家支持正版哟~），就准确率、免费量、功能丰富性来看，smallPDF综合来看都很不错。每小时可免费转两个文件，需求量不大的同学可以考虑~

二、免费好看的在线文档——石墨文档

不知道大家写完文档后，是否需要分享给别人先看下/提建议？不妨直接把Word的内容复制到石墨文档，对方获得链接可匿名在线查看/修改，石墨文档的颜值还是不错滴：辅助Excel：一、免费好用的数据搜集与协作工具：简道云数据搜集和协作并非Excel的强项，比如销售外出需要录入客户信息时，用手机版Excel临时录一两个人还是挺懵逼的；即使录入进去，同事之间信息共享也比较麻烦。简道云我在知乎推荐过不少次了，确实是一款很实用的工具，支持导入导出数据到excel：这款软件比较特别，是电脑端在线搭建应用＞绑定应用到微信/企业微信/阿里钉钉上＞手机上录入/查询数据，可以在线实时生成报表：

二、免费好用的在线图表制作工具：百度·图说

有时候如果我们觉得手头的工具中图表不够丰富，不妨试试百度图说，里面图标类型还是蛮多的，也是一款免费软件：还可以将图片公开/私密分享出去：百度图说是比较简单的可视化处理，如果要更复杂炫酷的，有微软的power BI（这款并不简单……）或者finereport做的大屏：（注：并非免费软件，但很强势）

其他网友回答

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而且，很重要的是，使用免费！

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